El Archivo Municipal de Marín continúa con el objetivo de salvaguardar su patrimonio documental para una optima gestión, difusión y conservación. Iniciativas que ejecuta desde hace unos años para su modernización y adaptación a la sociedad de la información.
Digitalización de fuentes documentales y bibliográficas
En primer lugar, se llevó a a cabo los trabajos de digitalización de las fuentes documentales, bibliográficas y cartográficas del Concello de Marín, con el objetivo de garantizar y preservar la documentación institucional que se custodia en su archivo municipal.
Este proyecto estaba definido para generar 215.000 imágenes, correspondientes a más de 650 volúmenes; un importante hito documental para una nueva etapa del archivo, tras . También se incluía en el proyecto la digitalización fuentes que pertenezcan a otras entidades, públicas o privadas, pero que sean de interés para la ciudad. 229 volúmenes correspondientes a los libros de actas de 1808 hasta 1989.
En primer lugar, una primera etapa que abarcó la digitalización de:
- 230 volúmenes correspondientes a los Libros de Resoluciones de la Alcaldía. desde 1949 hasta 2017.
- 84 volúmenes de libros del Padrón municipal, entre 1925 y 1981.
- 46 volúmenes con documentación sobre amillaramiento, rústica e industrial, entre 1879 y 1970.
- 30 volúmenes sobre beneficencia, ultramarinos y lonja desde 1925 hasta 1988.
- 33 volúmenes de actas de Juntas del Gobierno local entre 1989 hasta 2017.
Acondicionamiento y clasificación
A partir de entonces, y durante los últimos meses se han llevado a cabo determinadas actuaciones en el archivo que harán posible la implementación de un sistema de gestión, elemento fundamental en el sistema de información de una institución:
- Acondicionamiento, ordenación e instalación de la documentación.
- Identificación e valoración de los fondos para conocer los procesos documentales de las unidades que generan las diferente documentación.
- Adaptación del cuadro de clasificación de archivos municipales. Clasificación y descripción de 9.950 unidades de instalación a nivel de subserie.
- Optimización de la nueva localización.
A continuación, quedó preparado el sistema de archivo para coordinar y controlar todas las funciones y actividades que afectan a la creación, recepción, localización, acceso e preservación de los documentos. Con todo ello, se pretende incrementar la efectividad y eficacia de la gestión documental de la institución, permitiendo un acceso a la información y un apoyo a posteriores actividades e toma de decisiones.
Objetivos de futuro
Como consecuencia, se ha creado una estructura para continuar implementando mejoras en la gestión documental, nuevas actuaciones dirigidas a la preservación, a digitalización e a difusión.
Todo ello, a partir de una solución para la gestión documental y la preservación digital, integral, completa y flexible. Además de un servicio integral para la gestión del archivo físico y digital que ofrece todas las funcionalidades necesarias para la gestión archivístico: xearchive y xepreserve.
De esta manera, el Concello de Marín apuesta por la innovación en materia archivística y que será pionero a través de una actuación de conservación integral do material documental, tanto a nivel digital como físico, conseguido una trazabilidad del documento desde su creación hasta su custodia definitiva.
